Это происходит примерно так ?
1. Приношу монеты и заявление.
1.5 Описывают монеты и опрашивают меня ??
2. Забирают монеты.
3. Пишут какое то свой документ о получении ??
4.Выдают мне этот документ ??
Всегда с радостью!

в идеале вот такие бумаги....
Приложение N 1
КВИТАНЦИЯ НА ПОЛУЧЕНИЕ ПРЕДМЕТОВ ОТ ВЛАДЕЛЬЦЕВ
Наименование музея Наименование музея Наименование музея
адрес адрес адрес
КОРЕШОК КВИТАНЦИИ N КВИТАНЦИЯ N КВИТАНЦИЯ N
Настоящая квитанция выдана Настоящая квитанция выдана Настоящая квитанция выдана
гр. ______________________ гр. ______________________ гр. ______________________
проживающему _____________ проживающему _____________ проживающему _____________
__________________________ __________________________ __________________________
N паспорта ____ в том, что N паспорта ____ в том, что N паспорта ____ в том, что
у него принято ___________ у него принято ___________ у него принято ___________
__________________________ __________________________ __________________________
(краткое описание предмета)
__________________________ __________________________ __________________________
__________________________ __________________________ __________________________
Сохранность ______________ Сохранность ______________ Сохранность ______________
__________________________ __________________________ __________________________
__________________________ __________________________ __________________________
__________________________ __________________________ __________________________
для ______________________ для ______________________ для ______________________
Оценка владельца _________ Оценка владельца _________ Оценка владельца _________
Оценка ФЗК _______________ Основание приема _________ Основание приема _________
Подпись владельца ________ Подпись владельца ________ Подпись владельца ________
Подпись лица, принявшего _ Музей гарантирует полную Музей гарантирует полную
"__" __________ 19__ г. сохранность предметов сохранность предметов
На хранение принял _______ Подпись лица, принявшего _ Подпись лица, принявшего _
Печать музея "__" ____________ 19__ г. "__" ____________ 19__ г.
Приложение N 2
КОЛЛЕКЦИОННАЯ ОПИСЬ
Акт N _____________________
N по книге поступлений ____
___________________________
Дата записи _______________
Дата составления описи ____
На обложке: подробное наименование коллекции _________________
__________________________________________________________________
Количество предметов в коллекции _________________________________
Стоимость коллекции ______________________________________________
Время и место нахождения сбора или приобретения коллекции с
указанием лиц, собравших и определивших ее _______________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
В какое собрание поступила коллекция _________________________
Опись
N
п/п Наименование и
описание предмета Материал и техника Размер,
вес Сохран-
ность Приме-
чание
Приложение N 3
Наименование музея
Утверждаю
Директор музея
_______________________
"__" __________ 19__ г.
(печать музея)
АКТ N
ПРИЕМА ПРЕДМЕТОВ НА ПОСТОЯННОЕ (ВРЕМЕННОЕ) ХРАНЕНИЕ
"__" ______________ 19__ Г.
Настоящий акт составлен представителем музея _________________
__________________________________________________________________
(Ф.И.О., должность)
с одной стороны, и лицом (представителем учреждения) _____________
________________________________________________________ с другой,
(Ф.И.О., должность)
в том, что первый принял, а второй сдал в постоянное
(временное) _________________ хранение ___________________________
(полное наименование музея)
следующие предметы:
N
п/п Наименование
и краткое описание.
Материал, техника,
размер Учетные
обозначения Сохранность Примечание
Всего по акту принято: __________________________ предметов.
(цифрами и прописью)
Основание: (N протоколов фондово-закупочной комиссии).
Акт составлен в __________ экз. и вручен подписавшим его лицам
Принял: Сдал:
Присутствовали: